Presentado por: Paola Yolanda Ortiz Rado (Perú); Diego Alejandro Rivas Bernal (Bolivia); Luigi Daniel De La Cruz Carrasco (Perú); Raquel Andrea Palomino Huapaya (Perú) y Piero Paz Polo (Perú).

 

I. INTRODUCCIÓN

En el arbitraje internacional se ha reportado un aumento en las solicitudes procesales, las cuales, por la complejidad de sus pretensiones, producción de documentos, incorporación de terceros, y otros factores, ha generado que el procedimiento arbitral sea más complejo, y por ende, la expedición del laudo demande mayor laboriosidad, lo que conlleva a los tribunales arbitrajes necesiten asistentes denominados “secretarios arbitrales”.

Tradicionalmente su rol era solamente administrativo, actualmente, se ha vuelto común que los secretarios arbitrales realicen más actividades, con el propósito de lograr su mandato con mayor eficacia y celeridad.

Su importancia se debe a diversos factores que se han suscitado, a saber: i) el reconocimiento que le han dado los tribunales arbitrales al rol del secretario arbitral, y ii) la tendencia de medir la opinión de la comunidad arbitral, como son las encuestas que se efectuaron en el año 2012-2013, que fueron la fuente de la Guía sobre secretarios Arbitrales de Young ICCA, así como la encuesta realizada por la firma Berwin Leighton Paisner en el año 2015. Estos instrumentos, han tenido como principal objetivo estimular el debate sobre la participación de los secretarios en el proceso arbitral.

En ese sentido, a raíz del rol que desempeñan los secretarios arbitrales y las funciones que cumplen dentro del proceso, resulta importante que este goce de independencia e imparcialidad con el fin de revelar aquellas circunstancias que podrían conllevar un conflicto de intereses.

A tal efecto, mediante una metodología analítica-doctrinal, en la primera parte abordaremos los alcances generales y exigencias concretas sobre la designación de los secretarios arbítrales. Luego, identificaremos las funciones principales que desarrollan en el ámbito del proceso arbitral y finalmente desde la óptica de las directrices internacionales analizaremos su independencia e imparcialidad.

II. ASPECTOS IMPORTANTES SOBRE LA DESIGNACIÓN DEL SECRETARIO ARBITRAL

Los secretarios arbitrales son designados por el Tribunal Arbitral, y su incorporación tiene como finalidad mejorar la eficiencia y organización del procedimiento. Es así que su rol ha sido recogido en basta normativa, como es el Estatuto del artículo 10 de la Cámara de Comercio de Lima, que establece: “Los secretarios arbitrales tienen la función de asistir a los Tribunales Arbitrales en el desarrollo del arbitraje y, en general, de contribuir con el cumplimiento de las funciones de la Secretaría General, bajo la supervisión del Consejo”. (Camara de Comercio de Lima , 2017)

A nivel doctrinal se han emitido diversas directivas, así el CCI en la Nota N° 179 establece que “Si un Tribunal Arbitral prevé el nombramiento de un secretario Ardministrativo, debe considerar cuidadosamente si en las circunstancias particulares del arbitraje, tal nombramiento sería apropiado” (International court of arbitration, 2019)

En la misma línea, en el artículo 1.1. de la Guía de la Young ICCA sobre secretarios Arbitrales (en adelante Guía de la Young ICCA) se indica que la designación del secretario tiene como finalidad alcanzar una resolución más eficaz y eficiente, buscando una reducción de tiempo y costos (International Council for Commercial Arbitration, 2014)

Ahora bien, la Corte de Arbitraje Internacional de Londres (LCIA), en su artículo 14.2, ha indicado que los secretarios arbitrales pueden ser removidos por el Tribunal Arbitral o impugnados por las partes (Corte de Arbitraje Internacional de Londres, 1998). La impugnación de las partes ha sido recogida en diversos instrumentos internacionales, tales como el artículo 18.1 del Reglamento de la Corte Española de Arbitraje en el acápite de cuestiones generales (Corte Española de Arbitraje, 2022) y en el numeral 95 del Código de Buenas Prácticas del Club Español del Arbitraje (CEA) (Club Español del Arbitraje, 2019)

Sin embargo, existen legislaciones que vetan el rol de las partes, tal y como se ha adoptado en el modelo finlandés, pues, en la Note on the Use of Secretary del Instituto de Arbitraje de la Cámara de Comercio de Finlandia de 2013 N° 2.3, se indica que, a pesar de la oposición de las partes, el Tribunal arbitral podrá continuar con su nombramiento siempre que estén convencidos que esto beneficiará al procedimiento arbitral

Por otro lado, es menester indicar que, respecto a la experiencia del secretario arbitral, no existe consenso a nivel internacional, pues en el año 2012, el 89.8% de la población se encontraban a favor de la designación de abogados junior, el 26.5% manifestaban su aceptación a abogados con experiencia y el 25.5% preferían a árbitros jóvenes (International Council for commercial arbitration, 2014, pág. 8)

No obstante, con el traspaso del tiempo, dichas cifran han ido cambiando y han mostrado una fuerte tendencia a que, no exista un parámetro respecto a su experiencia, ya que, ello dependerá de cada caso en concreto.

Por último, es vital mencionar que el demandante como demandado pueden tener acceso al curriculum vitae de los secretarios arbitrales, de tal forma, que estos puedan tener conocimiento sobre sus estudios y experiencia profesional alcanzada. Es así que, en el año 2013 se ha mostrado que el 73.4% de la comunidad de arbitraje internacional ha dado un apoyo significativo a la presentación del curriculum vitae (International Council for Commercial Arbitration, 2014, pág. 9)

III. LAS FUNCIONES PRINCIPALES QUE DESEMPEÑA EL SECRETARIO ARBITRAL

En la actualidad ha existido un incremento en la aceptación del secretario arbitral pues, en la encuesta realizada por ICCA (2012), el 95% de los encuestados aceptaba la participación de los secretarios arbitrales en el proceso (International Council for Commercial Arbitration, 2014, pág. 5). En la misma línea, en la encuesta practicada por BLP en el año 2013, los resultados indicaron que el 30% de la población aprobaba la participación de los secretarios arbitrales, y el 63% señalaba que su participación debería permitirse dependiendo de la naturaleza de las funciones que realice y solo el 5% no se encontraba de acuerdo a su designación en el proceso (Uriol, 2020, pág. 5)

Los resultados obtenidos demuestran el aumento de popularidad que ha tenido el arbitraje como mecanismo de resolución de conflictos y que, al ostentar casos que por sus pretensiones e intervención de terceros lo hacen más complejos se necesita el rol que desempeñan los secretarios arbitrales como órganos de apoyo.

No obstante, es menester precisar que no se trata de una simple labor auxiliar, sino en la actualidad este rol administrativo comenzó a cobrar mayor relevancia, ya que en la práctica el Secretario Arbitral ha sido considerado como el “Cuarto Arbitro” ya que por sus manos se desenvuelve todo el proceso arbitral, llegando a su conocimiento no solo la información confidencial, sino que para aligerar el arduo trabajo de los Árbitros ante los extensos procesos, se ha comenzado a delegar más funciones.

Es así que modo ilustrativo, en el artículo 3 de las Mejores Practicas para la Designación el Uso de secretarios Arbitrales, se describen las funciones que deben delegarse:

“(…) (2) Sobre esas bases, las tareas del secretario arbitral pueden incluir todas o algunas de las siguientes: (a) Asumir cuestiones administrativas cuando sea necesario ante la ausencia de una institución. (b) Mantener comunicación con la institución arbitral y las partes, (c) Organizar reuniones y audiencias con las partes, (d) Administrar y organizar la correspondencia, los escritos de las partes y las pruebas en nombre del tribunal arbitral, (e) Investigar cuestiones de fondo, (f) Investigar preguntas especificas en relación con pruebas fácticas y declaraciones testimoniales, (g) Redactar ordenes procesales y documentos similares, (h) Revisar escritos y pruebas presentadas por las partes y redactar cronologías de los hechos y memorandos resumiendo los escritos y prueba de las partes, (i) Estar presente en las deliberaciones del tribunal arbitral y (j9) Redactar secciones adecuadas del laudo” (International court of arbitration, 2019, pág. 11)

Asimismo, dentro del cumulo de funciones diferentes entre uno y otro reglamento, la práctica en la legislación bolivariana y peruana ha enseñado que debe evitarse que se le deleguen tareas que son designadas únicamente a los árbitros, ya que, ello tendrá consecuencias negativas para la institución arbitral, así como para la ejecución del laudo. Tal criterio ha sido recogido en el famoso arbitraje “Yukos c. Rusia”, donde los Tribunales de la Haya se refirieron a la figura del secretario arbitral, pues, según los fundamentos facticos se acusaba que el secretario había actuado incorrectamente, pues era el Tribunal Arbitral quien debía revisar las pruebas y argumentos y decidir el caso personalmente sin delegación. Sin embargo, el Tribunal de Apelación de la Haya en su sentencia del 18 de febrero del 2020, desestimó la impugnación, pues indicó que no se podía probar que el secretario había tomado las decisiones en el procedimiento (Viscasillas, 2021, pág. 3).

Este tema aumenta la complejidad respecto al rol que tiene el secretario, pues, si bien su función es auxiliar en la conducción del proceso, en la práctica no resulta así, ya que, incluso actualmente existe controversia cuando se delega al secretario el borrador del laudo, debido a que, se manifiesta que el rol de los árbitros se desnaturaliza pasando a manos del secretario funciones personalísimas, extremo que escapa al control de las partes, pues, esta práctica es netamente interna.

En la Guía de Young ICCA, se ha indicado que existe poco apoyo para que se utilice al secretario arbitral para la redacción de la totalidad de laudo, pues, se ha establecido que el 67% de encuestados se han opuesto a esto, pero existe apoyo del 63.5% en cuanto a la participación del secretario arbitral solamente a la redacción de secciones específicas (International Council for commercial arbitration, 2014, pág. 15)

Bajo estas consideraciones, se colige que el secretario arbitral fácilmente pasa de ser un mero administrador del proceso a ser un consejero de los árbitros, es por ello que esta actividad debe venir impregnada del mismo estándar de neutralidad que se exige a los árbitros, ya que, no es menos cierto que también los secretarios arbitrales deben revelar aquellas circunstancias que generen un ulterior recurso de anulación del laudo.

IV. LOS DEBERES DE IMPARCIALIDAD E INDEPENDENCIA DEL SECRETARIO ARBITRAL A LA LUZ DE LAS DIRECTRICES ARBITRALES INTERNACIONALES

Al haber esbozado el rol que desempeñan los secretarios arbitrales, es importante que estos gocen de independencia e imparcialidad, si bien, dicho criterio a nivel histórico no ha sido requerido, en el arbitraje internacional moderno existe una tendencia de solicitar a los secretarios arbitrales que gocen de dichos deberes.

De acuerdo a la Real Academia Española, la imparcialidad es “la falta de designio anticipado o de prevención en favor o en contra de alguien o algo, que permite juzgar o proceder con rectitud” (Real Academia Española , s.f.), mientras que el Tribunal CIADI, en el caso N° ARB/07/5, definió la independencia como “la ausencia de un control externo” (Abaclat y Otros c. Republica Argentina, 2014, párr. 75).

En el año 2012, el 55.1% de los entrevistados mostraron su aceptación a que los secretarios deben prestar una declaración sobre su independencia e imparcialidad. Incrementándose dicha cifra en el año 2013 al 83.5% (International Council for Commercial Arbitration, 2014, pág. 9)

Si bien es cierto que tales deberes se les impone de forma obligatoria a los árbitros, las Directrices de la IBA Relativas a Conflictos de Interés en el Arbitraje Internacional (Directrices IBA), en su nueva modificatoria, en su artículo 5 ha indicado que, independientemente que en algunas instituciones arbitrales se exija que los secretarios firmen una declaración de independencia e imparcialidad, es una obligación que estos ostenten dichos deberes en miras de evitar a posteriori un conflicto de intereses (International Bar Association, 2024, pág. 10).

El conflicto de intereses puede darse cuando el secretario arbitral tenga vínculos sociales o profesionales con las partes, sus abogados y con los árbitros. Si bien, este tema no ha sido abordado con profundidad, se rescata el pronunciamiento que emitió el Tribunal CIADI en el caso Víctor Pey Casado y presidente de la Fundación Allende c. República de Chile, en donde acepto a un secretario arbitral que había realizado una pasantía con el abogado del demandante, pues, el Tribunal negó categóricamente un conflicto de interés en el referido caso, ya que no existía un vínculo financiero ni lealtad a un despacho de abogados que el secretario ya había abandonado (Beimel, pág. 104).

Otro punto, interesante, son las relaciones de los secretarios con los árbitros, pues, existe controversia a que si esto deba tratarse como vínculos entre dos árbitros. No obstante, considerando el rol mismo que desempeñan los secretarios, es evidente que estos se encuentran en subordinación, y que deben cumplir con las tareas encomendadas, y en palabras del doctrinario Ilka Hanna Beimel, no sería correcto afirmar un conflicto de intereses entre el árbitro y el secretario, ya que, se contradeciría este rol (Beimel, págs. 104-105).. No obstante, no existe consenso doctrinal sobre este tema, y en las directrices esbozadas no se emite pronunciamiento alguno.

Por lo tanto, para evitar que los procedimientos arbitrales estén libres de controversias, se recomienda a los miembros de la autoridad nominadora revelen cualquier conflicto de intereses entre los secretarios y los participantes, teniendo en cuenta el deber de neutralidad que deben cumplir.

Hasta el momento, las directrices esbozadas resultan insuficientes, considerando que la mayoría de textos replican los criterios ya mencionados sobre la figura del secretario arbitral, y si bien se permite que las partes puedan oponerse a su designación, no existe uniformidad respecto a los parámetros que ha de tomarse en cuenta a la hora de iniciar un proceso contra la designación del secretario, como debería ser el derecho de contradicción de las partes, los criterios a la hora de motivar o no dicha designación, las razones para desestimarse dicha solicitud o como debería analizarse en el hipotético caso que ambas partes presenten objeciones.

Es por esto que, resulta importante lograr una directriz y/o código ético que cree un consenso respecto al rol del secretario arbitral, el procedimiento a seguirse en caso de su oposición, y a la vez, que coadyube a unificar las directrices que tratan el tema de imparcialidad e independencia del secretario arbitral.

V. CONCLUSIONES

1. Como se ha expuesto en el presente artículo, es innegable la relevancia que ha tomado la labor y participación que tienen los secretarios arbitrales durante el proceso arbitral, siendo que estos se encuentran encargados de dar funcionamiento a las principales actuaciones que se dan en el arbitraje al ser el intermediario entre las partes y el tribunal arbitral o arbitro único, lo cual permite que la administración del todo el proceso sea más rápida y eficiente.

2. Los secretarios arbitrales al estar en constante contacto con las actuaciones principales tanto de las partes como del tribunal arbitral o arbitro único, cabe la posibilidad que entre ella pueda existir una relación personal o laboral y que esto pueda terminar siendo contraproducente para la gestión de un adecuado procedimiento, por tanto, es importante que recaiga sobre ellos el cumplimiento de los deberes de imparcialidad e independencia.

3. En el ámbito del arbitraje internacional estos deberes, son pieza clave para la integridad del proceso, en tanto, se ha visto que existe distintas guías y directrices que han esgrimido la importancia de regular la independencia e imparcialidad del secretario arbitral, para asegurar la confianza de las partes y a la vez garantizar la legalidad que ofrece esta vía de solución de controversias.

4. Si bien las partes pueden oponerse a su designación no existe uniformidad en cuanto al procedimiento que ha de seguirse para resolver dicha objeción, pues, la decisión recae en forma absoluta en el Tribunal, y en algunas directrices como es la LCIA Notes for Arbitrors N° 75 y ACICA Guideline on the use of Tribunal Secretaries N° 05, indican que basta la sola objeción de las partes, mientras que en la Guía de la Young ICCA se consagra un proceso más garantista.

5. En por esta razón que se expone la necesidad de que exista una codificación que, oriente el rol del secretario arbitral y el procedimiento a seguirse en caso de su oposición, y que a la vez ayuden a unificar las directrices que tratan el tema de imparcialidad e independencia del secretario arbitral.

REFERENCIAS

Abaclat y Otros c. Republica Argentina, Caso CIADI N° ARB/07/05 (Centro I. nternacional de Arreglo de Diferencias Relativas a Inversiones 2014). Obtenido de https://icsidfiles.worldbank.org/ICSID/ICSIDBLOBS/OnlineAwards/C95/DC4152_sp.pdf

Beimel, I. H. (s.f.). Independence and Impartiality in International Commercial Arbitration. An Analysis with Comparative references to English, French, German, Swiss and United States Law. Eleven. Obtenido de https://edoc.unibas.ch/87369/1/Dissertation%20Ilka%20Beimel.pdf

Camara de Comercio de Lima . (2017). Reglamento de Arbitraje. Obtenido de https://apps.camaralima.org.pe/repositorioaps/0/0/par/reglamentoarbitraje2017/reglamento_ccl_2017.pdf

Club Español del Arbitraje. (2019). Código de Buenas Prácticas arbitrales del Club Español del Arbitraje. Obtenido de https://www.garrigues.com/sites/default/files/documents/codigo_de_buenas_practicas_arbitrales_del_club_espanol_del_arbitraje_0.pdf

Corte de Arbitraje Internacional de Londres. (1998). Reglamento de la LCIA. Obtenido de file:///C:/Users/gabri/Downloads/Reglamento%20de%20la%20corte%20de%20arbitraje%20internacional%20de%20Londres%20(LCIA)%20(2).pdf

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Real Academia Española . (s.f.). Obtenido de https://dle.rae.es/imparcialidad

Uriol, D. A. (2020). Naturaleza conceptual y funciones de los secretarios arbitrales. Obtenido de https://tesis.pucp.edu.pe/repositorio/bitstream/handle/20.500.12404/18451/RODR%C3%8DGUEZ_URIOL_DAR%C3%8DO_ANDR%C3%89S.pdf?sequence=1&isAllowed=y

Victor Pey Casado y Fundación «Presidente Allende» c. Republica de Chile, Caso CIADI N.º ARB/98/2 (CENTRO INTERNACIONAL DE ARREGLO DE DIFERENCIAS RELATIVAS A INVERSIONES 2014). Obtenido de https://icsidfiles.worldbank.org/ICSID/ICSIDBLOBS/OnlineAwards/C1/DC8952_sp.pdf

Viscasillas, P. P. (2021). Algunas Reflexiones sobre la figura del secretario arbitral en particular sobre su aceptación por las partes. En M. J. Arias., Anuario de Arbitraje 2021. Obtenido de https://books.google.com.pe/books?id=Kck1EAAAQBAJ&pg=PT33&lpg=PT33&dq=what+is+CCBBPP/CEA&source=bl&ots=uevpdeTmKw&sig=ACfU3U1smLUFcwimwUxPg9mkUPzOiovnXg&hl=es-419&sa=X&ved=2ahUKEwi2367c-
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